Tip Investigasi RCA

Sebuah insiden telah terjadi, dan Root Cause Analysis (RCA) diperlukan untuk menemukan solusi yang efektif. Bagaimana Anda memastikan bahwa RCA memberikan hasil terbaik – artinya selesai dengan cepat dan akurat pada penyebab atau penyebab masalah?

Pada awal analisis apa pun, ada beberapa hal sederhana yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan kemungkinan hasil yang sukses. Kiat-kiat ini bukan ilmu roket; namun mereka penting untuk dilakukan dengan benar.

PERSIAPAN

Pastikan Anda mempersiapan hal-hal berikut sebelum memulai investigasi:

• Ruang kerja – sediakan papan tulis mika yang cukup besar. Jika tidak ada papan tulis, gunakan dinding atau jendela dengan kertas paperboard. Siapkan spidol dan kertas post-it. Dengan kata lain, pastikan Anda memiliki ruangan dan alat-alat untuk menuliskan semua ide yang datang dari grup atau tim investigasi.
• Informasi – kumpulkan semua informasi yang tersedia, dan tugaskan satu orang sebagai koordinator sehingga semua informasi terkumpul dengan baik. Bergantung pada insiden yang Anda selidiki, Anda harus mengumpulkan hal-hal seperti riwayat pemeliharaan, laporan, foto, spesifikasi desain, pernyataan saksi mata, dan rekomendasi OEM.
• Jangka waktu – menetapkan kerangka waktu yang jelas untuk RCA, termasuk waktu mulai, istirahat, dan waktu selesai.
• Aturan – Penting untuk memiliki aturan seputar diskusi itu sendiri,  seperti “tidak boleh merendahkan”. Singkatnya, semakin sedikit gangguan, semakin baik. Dorong diskusi “terbuka” dan biarkan semua informasi disampaikan. Jangan berdebat tentang kepemilikan informasi, yang penting adalah hal itu terungkap. Fokus pada “mengapa”, bukan “siapa”. Ini mengurangi emosi di dalam ruangan dan meminimalkan konflik atau pertengkaran. Jika kesalahan menjadi bagian dari proses RCA maka sikap defensif akan mulai muncul, dan orang menjadi terlalu takut akan konsekuensinya untuk berbicara dan mengatakan apa yang sebenarnya terjadi.

BENTUK TIM INVESTIGASI

Agar RCA berhasil, Anda memerlukan orang yang tepat untuk ikut dalam penyelidikan. Dengan kata lain, orang yang memiliki akses atau pengetahuan terhadap informasi yang berkaitan dengan masalah. Anda mungkin perlu mengundang “ahli” independen untuk membantu RCA Anda.

Kadang-kadang orang-orang yang terlibat langsung dalam suatu insiden atau kecelakaan mungkin adalah orang-orang yang “tepat” untuk berada di tim tersebut. Tetapi jika ada agenda atau emosi lain yang berperan, maka tinggalkan saja. Tim RCA harus menjadi pencari solusi efektif yang sejati, yang memiliki tujuan yang sama untuk mencegah kejadian serupa terjadi lagi.

Berhati-hatilah saat mengundang manajer senior ke dalam grup – mereka dapat menghalangi dialog yang terbuka dan jujur. Mungkin lebih baik memberi manajer senior tinjauan terpisah dan kesempatan untuk menantang sehingga mereka tetap terlibat dalam proses dan menerima solusi.

Penting juga untuk memiliki jumlah orang yang tepat di dalam tim. Jumlah yang “benar” tidak hanya bergantung pada signifikansi masalah, tetapi juga pada kemampuan fasilitator untuk menangani kelompok. Sebagai aturan umum, sulit untuk memfasilitasi kelompok yang lebih besar dari 10. Jika ukuran kelompok menjadi terlalu besar, pertimbangkan untuk membagi kelompok dan mengadakan dua sesi.

KONTROL TIM INVESTIGASI

Ini mungkin terbukti sulit, namun kemampuan untuk mengendalikan suatu kelompok adalah keterampilan yang penting untuk dimiliki. Anda harus menghargai semua kontribusi dari semua anggota grup. Meskipun orang tidak harus setuju satu sama lain, penting untuk mengakui bahwa setiap orang berhak atas pendapat mereka.

Jika ada kebingungan tentang komentar seseorang, minta mereka untuk menjelaskannya lagi. Jika masih tidak ada kesepakatan, maka tangkap kedua sisi cerita dan biarkan bukti membuktikan satu atau yang lain. Jangan mentolerir argumen atau kontes kepentingan, biarkan bukti menentukan manfaat mengikuti jalan penyebab tertentu.

Gunakan semua keterampilan non-verbal Anda untuk membantu Anda mengendalikan kelompok. Gunakan kontak mata langsung dan isyarat tangan untuk menunjukkan siapa yang ingin Anda ajak bicara selanjutnya. Ini membuat semua orang tahu siapa yang memiliki wewenang. Ketika Anda mengalihkan fokus Anda ke orang lain, bersamaan dengan gerakan tangan, Anda memberikan hak untuk berbicara dengan orang lain tersebut.

Jadilah polisi lalu lintas. Dengan isyarat tangan sederhana, Anda dapat mengontrol orang yang tidak sabar ingin mengatakan sesuatu, dengan menunjukkan telapak tangan terbuka yang bertuliskan “berhenti”. Ini akan membiarkan orang lain menyelesaikan apa yang mereka katakan.

Hormati hak setiap orang untuk didengar, dan ingatlah bahwa setiap orang didalam tim tersebut memiliki alasan untuk berada di sana. Pastikan mereka semua memiliki kesempatan untuk berbicara.